Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : juin 2023
Levy Pilotte S.E.N.C.R.L. (« LP », « nous » ou « notre ») respecte les droits à la vie privée de ses clients et des autres personnes (« vous »). Conformément à nos obligations professionnelles, nous prenons très au sérieux notre responsabilité dans le traitement des renseignements confidentiels. De plus, nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels, commerciaux et financiers conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec ainsi qu’à toute autre législation applicable.
Nous avons élaboré la présente Politique de confidentialité afin de définir clairement notre engagement à protéger les droits à la vie privée. Cette Politique de confidentialité précise les principes et les procédures suivis par LP pour respecter ses engagements en matière de confidentialité et se conformer aux exigences des lois applicables. Elle décrit les types de renseignements personnels que LP recueille et explique comment ces renseignements sont protégés, utilisés et divulgués, en plus de fournir des informations concernant vos options quant à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.
Veuillez prendre le temps de lire cette Politique de confidentialité. En fournissant des renseignements personnels à LP, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et en acceptez les modalités. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette Politique de confidentialité, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à LP. Le contenu de la présente Politique de confidentialité peut être modifié de temps à autre ; elle est toutefois à jour à la date indiquée au début de la politique.
La Politique de confidentialité aborde les sujets suivants :
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Un renseignement personnel est toute information qui concerne une personne identifiable et qui permet de l’identifier. Par exemple, ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, votre nom, votre âge, votre genre, votre état civil, des informations médicales, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre numéro d’assurance sociale, des renseignements financiers, votre historique de crédit, etc. Les renseignements personnels comprennent également le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.
Quels renseignements personnels LP recueille-t-elle ?
LP recueille des renseignements personnels par des moyens loyaux et licites, conformément à la législation applicable. LP peut recueillir des renseignements personnels directement auprès de clients qui sont des personnes physiques, ou indirectement par l’intermédiaire de clients qui sont des organisations (par exemple : des sociétés, des entités gouvernementales, des organismes sans but lucratif). Les renseignements personnels que LP recueille comprennent notamment :
• des renseignements de contact (tels que le nom, le titre, le nom de l’entreprise, l’adresse professionnelle ou résidentielle, les numéros de téléphone, etc.) ;
• des numéros d’identification personnelle (par exemple, le numéro d’assurance sociale) ; et
• des renseignements financiers personnels.
Lorsque, dans le cadre de ses activités, LP ouvre un dossier pour un client ou toute autre personne, tout renseignement personnel recueilli en lien avec ce dossier est limité à ce qui est nécessaire aux fins du dossier.
Pourquoi LP recueille-t-elle des renseignements personnels et tient-elle des dossiers ?
LP recueille des renseignements personnels et tient des dossiers principalement afin de fournir des services professionnels et des conseils à ses clients et clients potentiels, ainsi que pour exploiter autrement ses activités (c.-à-d. à des fins administratives et de gestion des ressources humaines et des relations d’affaires, telles que le développement de systèmes internes, le marketing et la prestation de services), afin d’embaucher de nouveaux employés, et à d’autres fins permises ou exigées par la loi.
Comment LP recueille-t-elle des renseignements personnels ?
LP limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est requis aux fins décrites ci-dessus. LP recueille des renseignements personnels uniquement lorsque vous les fournissez volontairement ou par d’autres moyens conformes aux lois applicables. LP ne recueillera des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers que lorsque vous avez donné votre consentement ou lorsque cela est autrement permis par la loi.
Nous vous demandons de vous abstenir de nous transmettre des renseignements personnels non sollicités (par exemple, un curriculum vitæ), à moins que ces documents ne soient transmis dans le cadre de services professionnels rendus par LP. Si LP reçoit des renseignements personnels non sollicités, LP retournera ces renseignements ou veillera à ce qu’ils soient détruits ou dépersonnalisés, selon le cas et à la seule discrétion de LP.
En ce qui concerne son site Web, LP ne recueille aucun renseignement personnel à moins que vous ne le fournissiez volontairement. Si vous choisissez de nous transmettre des renseignements permettant de vous identifier personnellement par courriel ou en utilisant l’une de nos options de services en ligne, vous consentez par le fait même à la collecte de ces renseignements par LP et à leur traitement conformément à la présente Politique de confidentialité. Lorsque vous utilisez le site Web de LP, des renseignements concernant votre utilisation du site peuvent être recueillis par l’entremise de fichiers texte appelés « cookies » ou par la collecte de statistiques globales. Ces renseignements sont associés à un identifiant numérique lié à votre appareil d’accès et à votre adresse IP, mais ne peuvent pas être utilisés pour vous identifier personnellement.
Notre site Web, y compris la section Liens utiles de notre InfoCentre, contient des liens menant vers d’autres sites Web susceptibles de recueillir vos renseignements personnels. LP n’assume aucune responsabilité à l’égard des pratiques de confidentialité, des politiques ou des actions des tiers exploitant ces sites Web, et nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité afin de comprendre comment ces sites recueillent, utilisent et communiquent vos renseignements.
Combien de temps LP conserve-t-elle les renseignements personnels ?
LP ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à l’atteinte des objectifs du dossier détenu ou pour lesquels vous avez donné votre consentement. LP conserve les documents de travail et les autres dossiers, lesquels peuvent contenir des renseignements personnels, uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins prévues et au respect des lois et règlements applicables. LP détruira ou supprimera les renseignements personnels qui ne sont plus requis aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Toutefois, veuillez noter que la capacité de LP à supprimer ou à détruire les données et les documents contenant des renseignements personnels est assujettie à ses obligations légales et professionnelles en matière de conservation des dossiers, ainsi qu’à celles des professionnels employés par LP, et peut également être limitée par des contraintes techniques.
Comment LP protège-t-elle les renseignements personnels ?
LP est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. LP protège la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle en mettant en place des mesures de sécurité appropriées compte tenu de la nature des renseignements. Plus particulièrement, LP a notamment :
• établi et mis en œuvre des politiques et procédures visant à assurer la protection adéquate des renseignements personnels ;
• formé et sensibilisé ses partenaires et ses employés quant à la présente Politique de confidentialité et à leurs rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels ; et
• désigné M Joseph Khouri, CPA, à titre de chef de la protection des renseignements personnels afin de superviser les enjeux de confidentialité au sein de LP.
LP prendra toutes les mesures commercialement raisonnables et utilisera des techniques de sécurité de l’information généralement reconnues afin d’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre la perte et les accès non autorisés.
LP offre un service de partage de fichiers à ses clients. Les données partagées avec LP au moyen du service Onvio.ca sont stockées de façon sécurisée sur des serveurs durcis et entièrement redondants situés dans des centres qui sont assujettis aux lois (et peuvent être soumis à une divulgation aux gouvernements, tribunaux ou autres autorités gouvernementales conformément à la loi). Le service Onvio est fourni à LP par Thomson Reuters Corporation, à titre de partenaire technologique et d’hébergement. Une copie de la Politique de confidentialité d’Onvio est accessible sur la page de connexion du service Onvio ou en sélectionnant le lien suivant : Politique de confidentialité d’Onvio. Veuillez communiquer avec Joseph Khouri, CPA, et ne pas utiliser le service Onvio.ca si vous n’acceptez pas les modalités des politiques de confidentialité de LP et d’Onvio.ca.
À l’exception des données stockées et transmises par l’entremise du service Onvio, tous les renseignements personnels sont stockés et traités au Canada, à l’établissement principal de LP, sauf avis contraire exprès donné par LP.
Comment LP protège-t-elle les renseignements personnels dans ses relations avec des tiers ?
Les associés, les employés ou les représentants de LP sont autorisés à accéder aux renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs fonctions et à l’exercice de responsabilités liées au contrôle de la qualité.
Pour tous les dossiers ou autres documents contenant des renseignements personnels que LP communique à un fournisseur de services tiers, LP exige contractuellement que ces tiers offrent un niveau de protection équivalent à celui offert par LP et qu’ils protègent les données conformément à toutes les exigences légales applicables.
Quand et comment LP obtient-elle votre consentement ?
La lettre de mission de LP relative aux services professionnels précise votre responsabilité d’obtenir tout consentement requis en vertu de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels pour la collecte, l’utilisation et la communication à LP de renseignements personnels. En signant la lettre de mission ou en fournissant volontairement des renseignements personnels à LP, vous reconnaissez formellement cette responsabilité et consentez expressément à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, le cas échéant, requis afin de réaliser ou de compléter le mandat, conformément aux modalités de la présente Politique de confidentialité.
Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels en tout temps en en avisant LP par écrit. À ce moment, LP vous informera des conséquences liées au retrait de votre consentement.
Quand et comment LP utilise-t-elle ou communique-t-elle vos renseignements personnels ?
LP utilise ou communique des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles elle a obtenu un consentement ou lorsque la loi le permet autrement.
Si LP a l’intention d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qui ne vous ont pas été préalablement précisées, LP obtiendra votre consentement.
Toutefois, LP peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans consentement dans les cas prévus par la législation applicable, notamment dans les circonstances suivantes :
• en cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, ou pour se conformer à une assignation, un mandat, une ordonnance judiciaire ou aux règles de conduite professionnelle exigées par des organismes de réglementation ;
• à un ministère ou à un organisme gouvernemental ayant demandé les renseignements, ayant établi son autorité légale et ayant indiqué que la communication est requise pour l’application ou l’administration d’une loi fédérale ou provinciale.
LP ne communiquera des renseignements personnels à des tiers que pour les fins pour lesquelles elle a obtenu un consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.
Dans le cadre de notre relation avec vous, LP souhaite vous tenir informé des changements en matière de comptabilité, de fiscalité et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser ou d’avoir une incidence sur vous et votre entreprise, ainsi que des services et produits que nous offrons. De temps à autre, nous communiquerons ces informations sous forme de bulletins d’information et d’envois, soit par copie papier, soit par communication électronique, conformément aux lois applicables, y compris la législation canadienne anti pourriel.
Si vous souhaitez ne plus recevoir ces informations, veuillez désactiver cette option en nous faisant parvenir un courriel à l’adresse indiquée ci dessous ou en avisant votre associé responsable. Vous pouvez également choisir de ne plus recevoir de courriels futurs en cliquant sur le lien « se désabonner » au bas de tout message électronique commercial que vous recevez de la part de LP. Dans le cas des communications transmises en copie papier, si vous n’avez pas exprimé votre refus, nous considérerons que vous avez consenti à la poursuite de nos communications avec vous, comme par le passé.
Quels choix avez-vous quant au traitement de vos renseignements personnels ?
Comme indiqué ci dessus, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. À ce moment, LP vous informera des conséquences du retrait de votre consentement. LP cessera de recueillir et d’utiliser les renseignements personnels dont vous aviez consenti la collecte ou l’utilisation. Toutefois, veuillez noter que la capacité de LP à supprimer ou à détruire les données et documents contenant des renseignements personnels demeure assujettie à ses obligations légales et professionnelles de conservation des dossiers et peut être limitée par des contraintes techniques.
Comment pouvez-vous accéder aux renseignements personnels détenus par LP, les examiner ou les corriger ?
LP s’efforce de conserver des renseignements personnels exacts, complets et à jour dans la mesure nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conservés. Vous pouvez communiquer avec l’associé responsable de votre dossier afin d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels et d’en demander la mise à jour. Vous pouvez également communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de LP si vous souhaitez accéder à des renseignements personnels en la possession ou sous le contrôle de LP, les examiner ou les corriger.
Comment contacter LP concernant vos renseignements personnels ou ses politiques et pratiques en matière de confidentialité ?
LP a mis en place des politiques et procédures afin de recevoir, d’examiner, de vérifier au besoin et de répondre aux plaintes et aux questions des clients relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour contester la conformité de LP à la présente Politique de confidentialité, les clients sont invités à soumettre une plainte ou une demande d’information par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de LP, à l’adresse postale ou à l’adresse courriel indiquées ci dessous.
Pour toute question concernant les pratiques ou politiques de confidentialité de LP, le responsable de la protection des renseignements personnels de LP peut être joint par courriel à privacy@levypilotte.com, par téléphone au 514 487 1566, ou par écrit à :
Levy Pilotte S.E.N.C.R.L.
5250, boulevard Décarie, 7e étage
Montréal (Québec) H3X 3Z6
Dans quels délais LP répond elle à vos demandes et/ou à vos questions ?
LP répond dans des délais raisonnables aux demandes, questions ou plaintes relatives aux renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Vous recevrez une réponse à votre demande, question ou plainte dans les 30 jours suivant sa réception, soit de la part du responsable de la protection des renseignements personnels, en utilisant les coordonnées indiquées ci dessus, soit de la part de l’associé responsable de votre dossier, selon le cas.
What is personal information?
Personal information is any information that relates to an identifiable individual and that allows that individual to be identified. For example, this information could include but is not limited to your name, age, gender, marital status, medical information, mailing address, email address, telephone number, social insurance number, financial information, credit history, etc. Personal information also includes the name, title, business address or telephone number of an employee of an organization.
What personal information does LP collect?
LP collects personal information by fair and lawful means, in accordance with applicable legislation. LP may collect personal information directly from clients who are individuals, or indirectly through clients that are organizations (e.g., corporations, government entities, not-for-profit organizations). The personal information that LP collects notably includes:
- Contact information (such as name, title, business name, business and home addresses, telephone numbers, etc.);
- Personal identification numbers (e.g. social insurance number); and
- Personal financial information.
When, as part of its operations, LP establishes a file for a client or any other person, any personal information collected in connection with the file will be limited to information that is necessary for the purposes of the file.
Why does LP collect personal information and hold files?
LP collects personal information and holds files primarily to provide professional services and advice to clients and prospective clients, in order to otherwise operate its business (i.e., for administrative and employment and business relationship management purposes, such as developing internal systems, marketing and delivering services), in order to hire new employees, and as otherwise permitted or required by law.
How does LP collect personal information?
LP limits the collection of personal information to that which is required for the purposes outlined above. LP collects personal information only when you voluntarily provide it or by other means in accordance with applicable laws. LP will collect personal information about you from third parties only when you have provided your consent or as otherwise permitted by law.
We ask that you refrain from sending us any unsolicited personal information (for example a curriculum vitae) unless said documents are transmitted in the context of professional services rendered by LP . If LP receives unsolicited personal information, LP will either return the unsolicited information or ensure that the information has been destroyed or de-identified, on a case-by-case basis and at the sole discretion of LP.
With respect to our website, LP does not collect personal information unless you voluntarily provide it. If you choose to send us personally identifiable information in an email or using one of our online service options, you thereby consent to collection of this information by LP and to LP’s handling of this information in accordance with this Privacy Policy. When you use the LP website, information regarding your use of the site may be collected through the use of text files known as “cookies” or through the collection of aggregate statistics. This information is tied to a numeric identifier associated with your access device and IP address, but cannot be used to identify you personally.
Our website, including the Useful Links section of our Infocenter, contains links to other websites that may collect your personal information. LP does not assume any responsibility for the privacy practices, policies or actions of the third parties operating those websites and we encourage you to review the privacy policies of those websites to ensure you understand how those sites will collection, use and share your information.
How long does LP keep personal information?
LP retains personal information only as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected and a file held or for which you have given your consent. LP will retain working paper files and other files, both of which may contain personal information, for only as long as necessary to fulfill the intended purpose(s) and to comply with applicable laws and regulations. LP will destroy or delete personal information that is no longer needed for the purposes for which it was collected. However, please note that LP’s ability to delete or destroy data and documents containing personal information will be subject to its legal and professional record-keeping obligations and those of the professionals employed within LP and may be subject to technical limitations.
How does LP protect personal information?
LP is accountable for all personal information in its possession or control. LP protects the privacy of personal information in its possession or control by using security safeguards appropriate to the nature of the information. In particular, LP has:
- Established and put into effect policies and procedures aimed at properly protecting personal information;
- Educated its partners and employees regarding its Privacy Policy and their roles and responsibilities in keeping personal information private; and
- Appointed Mr. Joseph Khouri CA, CPA as its Chief Privacy Officer to oversee privacy issues at LP.
LP will take all commercially reasonable steps and employ generally accepted information security techniques to ensure that personal information is protected from loss and unauthorized access.
LP offers a File Sharing service to clients. Data shared with LP using the Onvio.ca service is securely stored in hardened and fully mirrored server sites located in, where it will be subject to the laws of and [may be subject to disclosure to the government, courts or other governmental authorities pursuant to the laws of ]. The Onvio service is provided to you through Thomson-Reuters Corporation as a technology and hosting partner of LP. A copy of the Onvio.ca Privacy Policy is available to you on the login page for the Onvio.ca Service or by selecting the following link: Onvio.ca Privacy Policy. Please contact the Joseph Khouri CA, CPA and do not use the Onvio.ca service if you do not accept the terms of the LP and Onvio.ca Privacy Policies.
With the exception of data stored and transmitted through the Onvio service, all personal information will be stored and processed [in Canada], [at the main place of business of LP] unless explicit notice is given by LP to the contrary.
How does LP protect personal information in its relations with third parties?
Partners, employees, or representatives of LP are authorized to access personal information only to the extent required for the execution of their functions and quality control responsibilities.
For all files or other materials containing personal information disclosed by LP to a third-party service provider, LP contractually requires said third-parties to offer a level of protection equivalent to that offered by LP and to protect the data in accordance with all applicable legal requirements.
When and how does LP obtain your consent?
LP’s engagement letter for professional service sets out your responsibility to obtain any consent required under applicable privacy legislation for the collection, use and disclosure to us of personal information. By signing the engagement letter or by voluntarily providing personal information to LP, you are formally acknowledging this responsibility and you are explicitly consenting to the collection, use, and disclosure of personal information, if any, required in order to complete the engagement, in accordance with the terms and conditions of this Privacy Policy.
You may withdraw your consent to the collection, use or disclosure of personal information at any time by notifying LP in writing, at which point LP will inform you of the implications of withdrawing your consent.
When and how does LP use or disclose your personal information?
LP uses or discloses personal information only for purposes for which it has consent or as otherwise permitted by law.
If we intend to use or disclose the information for a purpose not previously identified to you, we will obtain your consent.
However, LP may use or disclose personal information without consent in the following as provided for in applicable legislation, including in the following circumstances:
In respect of an emergency which threatens life, health or security of an individual, or to comply with a subpoena, a warrant, a court order, or to comply with the rules of professional conduct required by regulatory bodies; or
To a government department or agency that has requested the information, identified its lawful authority and indicated that disclosure is for enforcing or administering federal or provincial law.
LP will disclose personal information to third parties only for purposes for which it has consent or as otherwise permitted or required by law.
As part of our relationship with you, LP likes to keep you informed of changes in accounting, tax, and other matters of interests or affecting you and/or your business, as well as services and products we offer. From time to time we will communicate this information to you in the form of newsletters and mailings, either by hard copy or email communication, in compliance with applicable laws, including Canada’s Anti-Spam Legislation.
Should you wish not to continue to receive this information, please advise the Privacy Officer at the email address set out below or notify your engagement partner. You can also opt out from receiving further emails from us by clicking on the “unsubscribe” link at the bottom of any commercial electronic message that you receive from LP. In the case of hard copy communications, if you do not notify us, we will consider that you have consented to our continued communication with you as in the past.
What choices do you have in the handling of your personal information?
As noted above, you may withdraw your consent to the collection, use or disclosure of personal information at any time, subject to legal and contractual restrictions, at which point LP will inform you of the implications of withdrawing your consent. LP will cease to collect and use your personal information where you have withdrawn your consent to its collection or use. However, please note that our ability to delete or destroy data and documents containing personal information will be subject to our legal and professional record-keeping obligations and may be subject to technical limitations.
How can you access, review or correct personal information held by LP?
LP endeavors to keep accurate, complete, and up-to-date personal information in its possession or control, to the extent required to meet the purposes for which it was collected and is kept. You may contact the partner in charge of providing you services in order to obtain access to their personal information and/or update personal information. You may also contact LP’s Privacy Officer if you would like to access, review or correct any personal information in LP’s possession or control.
How can you contact LP regarding your personal information or its Privacy Policy and practices?
LP has policies and procedures to receive, investigate or conduct required verifications, and respond to client’s complaints and questions relating to privacy.
To challenge LP’s compliance with its Privacy Policy, clients are asked to submit a complaint or inquiry in writing to LP’s Privacy Officer at the mailing address or email address below.
If you have any questions about LP’s privacy policies and practices, LP’s Privacy Officer can be reached by email at privacy@levypilotte.com , by phone at 514-487-1566 or by letter to:
Levy Pilotte LLP 5250 Decarie Blvd., 7th floor Montreal, QC H3X 3Z6
How quickly will LP respond to your requests and/or questions?
LP responds in a timely manner to requests, questions or complaints relating to personal information that is in LP’s possession or control. You will receive a response to your request within 30 days following receipt of the request, question or complaint by the Privacy Officer using the contact information set out above or by the partner in charge of providing you services, as the case may be.